POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ 

La présente Politique de Confidentialité est à jour au 12 janvier 2023.

INTRODUCTION

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») est proposée aux sociétés bénéficiaires des produits et services délivrés par la société FOCUS (ci-après la « Société »), FOCUS, société par actions simplifiée, au capital de 5191,62 euros, dont le siège social est situé 21, rue Commandant Fuzier (69003) à LYON, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon, sous le numéro 831970983.

Téléphone : +33 (0)4 81 09 92 13 ;

E-mail : brieuc@focus.work

PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Focus met à disposition, en contrat de prestation de services, des espaces de travail équipés à des Sociétés Utilisatrices qui en bénéficient pour des durées flexibles.

Focus fournit également un ensemble de services ayant pour objet de la gestion d’espaces de travail pour le compte de Sociétés bénéficiaires. Il en est ainsi du paiement et de la facturation en ligne, de l’assurance et de l’accès aux messageries sur le Site.

Ce site / plateforme  collecte des informations relatives aux données personnelles fournies par les utilisateurs à l’occasion de leur visite sur le site ou de leur enregistrement dans nos bases de données en tant que client, fournisseur, partenaire, prestataire, collaborateur, locataire, notaire, avocat, courtier d’assurances, représentant de SCI ou de SCPI… 

Il peut s’agir :

– de celles que l’Utilisateur a volontairement fournies à la Société lors de l’ouverture de son compte personnel sur le site ou à la signature d’un contrat contrat de prestations de service, ainsi que de celles que l’Utilisateur sera amené à transmettre à l’Éditeur ultérieurement dans le cadre de l’utilisation de son compte personnel et tout le long de la prestation ;

– de celles que l’Éditeur a pu recueillir à l’occasion de sa navigation sur les sites Internet du Groupe FOCUS (www.focus.work, www.hub-grade.com ou www.corner.property). 

L’Utilisateur  s’engage à garantir l’exactitude des données personnelles fournies et de leur conformité avec la réalité. Les informations personnelles ne doivent pas être fausses, imprécises, mensongères et elles ne doivent enfreindre aucune loi ni aucun règlement en vigueur.

Ces informations dont l’Éditeur garantit la stricte confidentialité sont nécessaires au traitement de la demande de l’Utilisateur et à la gestion des relations commerciales. Les données de chaque Utilisateur sont destinées aux services internes du Groupe FOCUS, et peuvent également être communiquées à ses filiales ainsi qu’aux prestataires dûment autorisés, y compris les sous-traitants liés par contrat.

Afin de permettre la délivrance de son service, auprès de ses bénéficiaires, Focus se réserve le droit de collecter des données nominatives relatives aux Sociétés clientes ainsi que les membres les constituant, cette dernière agissant en tant que responsable de traitement, notamment les données personnelles suivantes :

• Nom et prénom des membres de la Société cliente, présents tout le long du contrat de prestation ;
• Profession des membres de la Société cliente ;
• Adresse e-mail des membres de la Société cliente ;
• Numéros de téléphone fixes et mobiles des membres de la Société cliente ;
• Références des comptes bancaires de la Société cliente et celles de ses membres (dans le cadre d’achat “professionnels” ou “personnels” sur le Magasin en ligne) ;
• L’adresse des membres de la société clientes (dans le cadre d’achat “personnels” sur le Magasin en ligne).

La Société cliente, ainsi que ses membres sont informés que s’ils ne souhaitent pas fournir les données personnelles demandées, la Société ne pourra pas délivrer certaines prestations dans leurs globalités.

La Société utilise les données personnelles des membres de la Société Clientes pour les finalités suivantes :

Finalité	Base légale du traitement
Rédaction du contrat de prestation de services	Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu.
Gestion locative administrative et financière	Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu.
Gestion des relations avec les entreprises prestataires.	Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu.
Communications et informations relatives à la prestation réalisée (newsletter, création des badges d’accès, des comptes de photocopie, des codes d’accès, de l’espace client Focus, du magasin en ligne et de la messagerie communautaire…)	Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu.
Réponses aux éventuelles questions / réclamations des membres de la Société	Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu.
Gestion des demandes de droits d’accès, d’effacement, de rectification et d’opposition	Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu.
Gestion des impayés et du contentieux	Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu.

Les données personnelles des membres de la Société Cliente sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle la Société détient ces données, afin de délivrer la prestation conclue où pour remplir ses obligations légales.

Pour établir la durée de Conservation des données personnelles, la Société applique les critères suivants :

• Pour le Contrat de prestation, les données personnelles des membres de la Société sont conservées pour la durée de la relation contractuelle et jusqu’au règlement du solde des comptes le cas échéant, à l’exception des informations nécessaires à l’accomplissement par la Société de ses obligations légales.
• Si un membre de la Société cliente fait une demande auprès de la Société, les données personnelles seront conservées pour la durée nécessaire au traitement de la demande.
• La Société est susceptible de conserver certaines données afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires afin de lui permettre d’exercer ses droits et/ou à des fins statistiques ou historiques.

À l’issue des durées mentionnées, ci-dessus, les données personnelles seront supprimées ou la Société procédera à leur anonymisation.

Les données personnelles des membres de la Société sont traitées par la Société et par les prestataires qui soutiennent l’activité de la Société : 

• La Société Easylife (conciergerie d’entreprise),
• La société Elocky (serrures électroniques),
• La société photocopie Paper Cut,
• La société de signature en ligne YouSign,
• La société Express’eau,
• La société Babolat,
• La société H7,
• La société Hub-Grade… 

Les ci-avant mentionnées agissant en tant que sous-traitants et lesquelles ayant elles-mêmes une obligation de confidentialité, ne pouvant sous aucun prétexte transférer les données à tout autre organisme, filiale ou non de la structure.

La Société peut également communiquer les données personnelles afin de coopérer avec les autorités administratives et judiciaires.

La Société veille à sécuriser les données personnelles des membres de la Société Cliente de manière adéquate et appropriée et a pris les précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.

La Société utilise les services de la société Gestion Intégrale pour héberger les données personnelles des membres de la Société cliente. Les serveurs sont situés en Allemagne (Francfort). La Société ne procède pas à des transferts internationaux des données personnelles du Syndicat de copropriétaires et de ses membres. 

OBLIGATIONS DE LA SOCIÉTÉ CLIENTE ET DE SES MEMBRES

• La Société cliente et ses membres s’engagent à garantir l’exactitude des données personnelles fournies et de leur conformité avec la réalité. Les informations personnelles ne doivent pas être fausses, imprécises, mensongères et elles ne doivent enfreindre aucune loi ni aucun règlement en vigueur.
• La Société Cliente et ses membres s’engagent à ne pas porter atteinte à la vie privée et à la protection des données personnelles de toute personne tierce et ainsi à ne pas communiquer à la Société les données de personnes tierces sans leur consentement.

DROITS DU SYNDICAT DE COPROPRIÉTAIRES ET DE SES MEMBRES

• La Société cliente et ses membres disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression (effacement), de portabilité de leurs données personnelles, de limitation du traitement ainsi qu’un droit d’opposition au traitement de leurs données collectées et traitées par la Société, en contactant directement la Société à l’adresse e-mail suivante : hello@focus.work ou à l’adresse postale de la Société : 21, rue Commandant Fuzier 69003 Lyon.
• La Société cliente et ses membres peuvent également, à tout moment, retirer leur consentement au traitement de leurs données personnelles par la Société ainsi que par les sous-traitants en contactant la Société à l’adresse e-mail suivante : hello@focus.work ou à l’adresse postale de la Société : 21, rue Commandant Fuzier 69003 Lyon, qui devra les en informer.
• Conformément à l’article 40-1 de la Loi Informatique et Libertés telle que modifiée, la Société respectera les directives données par la Société Cliente et ses membres relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès. En l’absence de telles directives, la Société fera droit aux demandes des héritiers telles que limitativement énoncées à l’article 40-1 de la Loi Informatique et Libertés.

En cas de réclamation, la Société cliente et ses membres peuvent contacter la CNIL qui est l’autorité compétente en matière de protection des données personnelles, dont les coordonnées sont :

Adresse : 3, place de Fontenoy – 75007 Paris

Téléphone : 01 53 73 22 22

Pour toute question concernant le traitement de ses données personnelles, la Société cliente et ses membres peuvent contacter la Société par e-mail à l’adresse suivante : hello@focus.work ou à l’adresse postale de la Société : 21, rue Commandant Fuzier 69003 Lyon, ou encore par téléphone, au numéro suivant : +33 (0)4 81 09 92 13.